V kadencja

Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej - z upoważnienia ministra -

na interpelację nr 3086

w sprawie tworzenia nowoczesnego systemu kontrolingu ZUS

   Szanowny Panie Marszałku! W związku z przekazaną przez Pana Marszałka przy piśmie z dnia 6 czerwca br. znak: SPS-023-3086/06 interpelacją poseł Marii Teresy Nowak w sprawie tworzenia nowoczesnego systemu kontrolingu, pozwolę sobie przedstawić, co następuje:

   Opracowanie dla ZUS systemu planowania opartego na nowoczesnym kontrolingu jest częścią większego projektu realizowanego pod nazwą ˝Audyt kosztów działalności ZUS z punktu widzenia efektywności działalności oraz realizacji działań ustawowych˝. Zakres audytu został określony w oparciu o wskazania Rady Nadzorczej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zawarte w uchwale z dnia 29 grudnia 2004 r. Wykonując uchwałę Rady Nadzorczej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych w 2005 r. wszczął postępowanie w trybie przetargu ograniczonego o udzielenie zamówienia publicznego na przeprowadzenie audytu kosztów działalności Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z punktu widzenia efektywności działalności oraz realizacji działań ustawowych. W wyniku tego postępowania do realizacji zamówienia została wybrana firma Andersen Business Consulting SA, której oferta została uznana za najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

   W dniu 7 kwietnia 2006 r. ZUS zawarł z wybranym wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. Na podstawie zawartej umowy firma Andersen Business Consulting SA ma wykonać audyt kosztów działalności Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z punktu widzenia efektywności działalności oraz realizacji działań (zadań) ustawowych.

   W zakres przedmiotu umowy wchodzą następujące prace podzielone na 4 etapy.

   1. Przeprowadzenie szczegółowej analizy kosztów ZUS, ze szczególnym uwzględnieniem:

   a) zróżnicowania kosztów w poszczególnych oddziałach ZUS,

   b) wpływu poziomu kosztów na stopień realizacji ustawowych zadań ZUS,

   c) wpływu procedur planowania i ponoszenia kosztów na ich wielkość.

   Analiza obecnych kosztów ma obejmować lata 2004-2005 i dotyczyć kosztów:

   - osobowych, w tym w szczególności wynagrodzeń wraz z narzutami, kosztów związanych z systemem motywacji, budżetów szkoleniowych (analiza rodzajów kosztów osobowych powinna być połączona z analizą struktury organizacyjnej oraz weryfikacją adekwatności poziomu zatrudnienia do skali działalności jednostek organizacyjnych),

   - nieosobowych, w tym w szczególności kosztów telekomunikacyjnych, informatycznych, nieruchomości, pozostałych kosztów funkcjonowania takich jak: koszty usług pocztowych, wyposażenia, ochrony budynków, amortyzacji i kosztów eksploatacyjnych samochodów, sprzątania, usług prawnych, konsultingowych i doradczych.

   Zasadniczym celem analizy jest określenie stopnia zróżnicowania wskaźników określających relacje kosztów ponoszonych w poszczególnych oddziałach ZUS do ilości i jakości wykonywanych zadań, jak również analiza ma obejmować ocenę stosowanych obecnie procedur podejmowania decyzji o kosztach, a także możliwości bieżącego monitorowania czynników wpływających na poziom kosztów.

   2. Opracowanie oraz priorytetyzacja inicjatyw obniżenia kosztów operacyjnych:

   a) przygotowanie inicjatyw optymalizacji kosztów zawierających:

   - oczekiwany poziom oszczędności w kolejnych okresach budżetowych,

   - przewidywany okres wdrożenia i okres zwrotu z inwestycji.

   b) priorytetyzacja inicjatyw.

   Opracowanie oraz priorytetyzacja inicjatyw ma obejmować wskazanie metod i sposobów optymalizacji kosztów operacyjnych w każdej grupie kosztów. Wynikiem prac mają być szczegółowe rekomendacje (zalecenia) dotyczące konkretnych problemów zaradczych we wszystkich grupach kosztów.

   3. Opracowanie propozycji systemu planowania kosztów.

   Opracowanie ma obejmować w szczególności:

   - ustalenie klasyfikacji zadań wykonywanych przez ZUS jako podstawy budżetowania zadaniowego;

   - określenie wskaźników, które w procedurach budżetowania zadaniowego byłyby miernikami stopnia osiągania celów wyznaczonych dla poszczególnych zadań i jednostek wraz z rekomendacjami dotyczącymi gromadzenia danych o wartościach tych wskaźników;

   - opracowanie pełnej procedury planowania kosztów ZUS;

   - opracowanie procedur wiążących plan kosztów w układzie zadaniowym z dokumentami planistycznymi odpowiadającymi wymaganiom prawa finansowego.

   4. Zaprojektowanie systemu ciągłego monitorowania kosztów.

   Zaprojektowanie systemu monitorowania ma obejmować zaproponowanie (opracowanie) procedur stałego gromadzenia i przetwarzania (analizy) danych o kosztach i ich efektywności.

   Reasumując, w ramach zawartej umowy wykonawca przeprowadzi przejrzystą projekcję kosztów ponoszonych na realizację przez ZUS zadań ustawowych. Następnie określi możliwości optymalizacji kosztów w zestawieniu z miernikami stopnia osiągania celów wyznaczonych dla poszczególnych zadań. Kolejnym krokiem będzie zaprojektowanie pełnej procedury i organizacji planowania kosztów ZUS w połączeniu z zaprojektowaniem systemu ciągłego monitorowania kosztów. Ma to na celu dostosowanie poziomu kosztów do zakresu realizowanych zadań.

   Zamówiona usługa, której zakres został wyżej wskazany, jest usługą audytorską szeroko stosowaną w praktyce zarządzania organizacją.

   Istotą audytu jest ocena organizacji, systemów, procesów czy produktów, która wykonywana jest przez kompetentne, niezależne od podmiotu ocenianego i obiektywne osoby lub firmy. Celem audytu jest weryfikacja, czy cel wyznaczony przez organizację audytowaną został osiągnięty lub czy jej działania są zgodne z zaakceptowanymi standardami, statusem czy praktykami. Audyt ocenia także procedury kontrolne celem stwierdzenia, czy przedmiot audytu także w przyszłości będzie odpowiadał uzgodnionym do stosowania wymaganiom. Oprócz oceny celem audytu jest również wskazanie zaleceń zmian w procedurach, w tym sprawdzających, oraz w stosowanych w organizacji politykach prowadzenia określonej działalności.

   Zatem z samej istoty audytu wynika, że takiego przedsięwzięcia audytowana organizacja nie może przeprowadzić samodzielnie, tj. swoimi służbami wewnętrznymi, ponieważ byłoby to sprzeczne z zasadami audytu.

   W wyniku wykonania audytu będącego przedmiotem umowy Zakład Ubezpieczeń Społecznych uzyska narzędzie wspomagające proces zarządzania i zwiększające efektywność kosztową zakładu, skierowane na zabezpieczenie realizacji celów organizacji. Stworzone w efekcie wykonanego audytu rozwiązania systemowe, oparte na sprawdzonych, najlepszych praktykach i doświadczeniach innych organizacji, przy wykorzystaniu profesjonalnej metodyki badań, wdrożone w zakładzie pozwolą optymalnie zarządzać kosztami ZUS w stosunku do zadań i obowiązków nakładanych na zakład przez ustawy.

   Z uwagi na zakres audytu będącego przedmiotem zamówienia, tj. kompleksowość usługi oraz wielkość audytowanej organizacji (ponad 360 jednostek organizacyjnych w całym kraju), a także termin jego realizacji - 6 miesięcy od zawarcia umowy, wartość zawartej umowy nie stanowi kwoty nadmiernej.

   Należy zauważyć, że funkcjonujące w ZUS służby finansowe realizują przede wszystkim zadania w zakresie bieżącego zarządzania finansami i obsługi finansowo-księgowej i nie posiadają środków organizacyjnych, jak również zasobów kadrowych, które mogłyby zostać skierowane do realizacji tego dodatkowego zadania, jakim jest stworzenie systemu kontrolingu. W ramach przeprowadzanego audytu będą one współpracowały z wykonawcą poprzez dostarczanie materiałów źródłowych i wszelkich niezbędnych informacji.

   Natomiast wdrożony system kontrolingu zapewni służbom finansowym nowoczesne i sprawdzone narzędzia, metody i techniki, które będą wykorzystywane w bieżącej pracy. Nowoczesny kontroling oparty na układzie zadaniowym kosztów da nowe spojrzenie, a przede wszystkim narzędzie do efektywnego nimi zarządzania i kontrolowania już na etapie wprowadzania informacji do planu finansowego. Należy podkreślić, że wdrożony projekt, oprócz funkcji planistycznej, spełniać będzie jeszcze kilka innych funkcji, m.in. informacyjno-statystyczną, optymalizacyjną, analityczną, cenową, kontrolną, ewidencyjna i dowodową.

   Jednocześnie należy zauważyć, że audyt będący przedmiotem realizowanej umowy nie może być utożsamiany z audytem wewnętrznym, do którego prowadzenia zobowiązane są jednostki sektora finansów publicznych. Audyt wewnętrzny to ogół działań, poprzez które kierownictwo jednostki uzyskuje ocenę funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem gospodarności, legalności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Działania wchodzące w zakres audytu wewnętrznego są prowadzone w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych przez wyspecjalizowaną komórkę organizacyjną (Departament Audytu Wewnętrznego Centrali Zakładu).

   Odnosząc się do kwestii dotychczas podejmowanych przez ZUS analiz w celu optymalizacji kosztów, wyjaśniam, że obecnie w ZUS prowadzone jest planowanie w układzie rodzajowym kosztów. Jest to przestarzałe i mało elastyczne narzędzie, które nie przystaje do dynamicznie zmieniających się warunków społecznych i ekonomicznych i nie spełnia wielu potrzeb informacyjnych, a tym bardziej zarządczych.

   ZUS na bieżąco przeprowadza analizy kosztowe i podejmuje działania dotyczące optymalizacji kosztów zarówno na szczeblu centrali, jak i w oddziałach. Monitorowanie odbywa się na podstawie zaangażowania poszczególnych rodzajów kosztów w podziale na jednostki i sprawdzaniu (analizowaniu) wykonania przez jednostki kwartalnie bądź miesięcznie na postawie sprawozdawczości finansowej.

   Odnosząc się do kwestii wpływu zmiany w Radzie Nadzorczej na przeprowadzane przedsięwzięcie, wyjaśniam, że dokonane zmiany w składzie Rady Nadzorczej ZUS nie miały wpływu na realizację omawianego projektu. Rada Nadzorcza w obecnym składzie nie kwestionuje słuszności i zasadności decyzji podjętej uchwałą z dnia 29 grudnia 2004 r.

   Realizacja projektu z założenia nie będzie służyć reorganizacji. Zwolnienia pracowników, którzy obecnie zajmują się planowaniem wydatków, nie są przewidziane. W swym założeniu projekt ten nie koncentruje się na: definiowaniu możliwych jednorazowych cięć kosztów (niemających podstaw systemowych), reorganizacji ZUS (czyli zmianie struktury organizacyjnej i przebiegu procesów) oraz redukcji etatów i cięciu kosztów osobowych.

   Z wyrazami szacunku

   Podsekretarz stanu

   Bogdan Socha

   Warszawa, dnia 6 lipca 2006 r.