IV kadencja

Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej - z upoważnienia ministra -

na interpelację nr 2604

w sprawie przypadków odmowy przez oddziały ZUS ponownego przeliczania wysokości podstawy emerytury lub renty z powodu nieprzedłożenia zaświadczenia zakładu pracy o wysokości zarobków

   Szanowny Panie Marszałku! W odpowiedzi na pismo pana marszałka z dnia 14 stycznia br., znak: SPS-0202-2604/03, przy którym przesłana została interpelacja posłanki Renaty Szynalskiej w sprawie przypadków odmowy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ponownego ustalenia wysokości emerytury lub renty z powodu nieprzedłożenia zaświadczenia zakładu pracy o wysokości zarobków, pragnę uprzejmie przedstawić, co następuje.

   Ad pkt 4. Na wstępie pragnę podkreślić, że przepisy określające sposób przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników nie należały w przeszłości, ani obecnie nie należą, do właściwości resortu gospodarki, pracy i polityki społecznej. Mimo to z inicjatywy ministra pracy w połowie ubiegłego roku podjęte zostały określone działania mające na celu ustawowe uregulowanie sprawy nadzoru i kontroli nad działalnością osób fizycznych i prawnych zajmującymi się odpłatnie przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej oraz wysokości pobieranych przez te jednostki opłat za udostępnienie kserokopii i wyciągów przechowywanych dokumentów, a także określenie w przepisach o rachunkowości minimalnego okresu przechowywania dokumentacji płacowej prze zakłady pracy.

   W celu szybkiego uregulowania omawianych zagadnień resort pracy zaproponował ministrowi kultury uwzględnienie w projekcie ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw odpowiednich zmian w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU nr 39, poz. 173 z późn. zm.).

   W tej sprawie minister pracy wystąpił w dniu 10 czerwca 2002 r. do ministra kultury, który w odpowiedzi przesłał projekt szerokiej nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, obejmujący wszystkie formy organizacyjne zakładów pracy. Zaproponowane przez resort kultury zmiany w tej ustawie zostały ujęte w art. 3 przekazanego przez resort pracy i polityki społecznej do Sejmu projektu ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

   Dzięki regulacjom zawartym w art. 3 i 19 ustawy z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU nr 241, poz. 2074) zostanie kompleksowo uporządkowana sfera przepisów dotyczących zasad funkcjonowania rynku przechowalnictwa dokumentacji płacowo-osobowej, zasad przechowywania wspomnianej dokumentacji, zasad postępowania z dokumentacją osobowo-płacową przez pracodawców, którzy tę dokumentację wytworzyli, oraz zakresu nadzoru i odpowiedzialności Archiwów Państwowych za przechowywanie dokumentacji osobowo-płacowej pracowników.

   Ustawa z dnia 18 grudnia 2002 r. w części dotyczącej archiwów przewiduje również możliwość utworzenia Centrum Archiwalnego Dokumentacji Osobowo-Płacowej. Proces tworzenia i organizacji centrum rozłożony byłby na kilka najbliższych lat.

   Informuję ponadto, że resort pracy wystąpił do ministra sprawiedliwości w sprawie zwiększenia sądowego nadzoru nad decyzjami podejmowanymi przez syndyków masy upadłości w zakresie prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji płacowej i osobowej likwidowanych zakładów pracy oraz do prezesa ZUS w sprawie uaktualnienia strony internetowej ZUS zawierającej komunikat w sprawie dokumentowania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia dla celów emerytalno-rentowych zawierający wskazówki dla osób poszukujących dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy.

   Dodatkowo pragnę poinformować, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych zobowiązał się do sukcesywnego uzupełniania i poszerzania opracowanego kilka lat temu na podstawie informacji uzyskanych z urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych oraz Archiwów Państwowych ˝Wykazu zlikwidowanych zakładów pracy˝, zawierającego aktualnie ok. 7500 pozycji. W wykazie tym, dostępnym również na stronie internetowej ZUS oraz w postaci papierowej we wszystkich podległych oddziałach, zamieszczona jest informacja o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy.

   Ad pkt. 1-3. Jeżeli chodzi o sprawę przypadków odmowy ponownego ustalenia przez oddziały ZUS wysokości emerytury i renty w przypadku nieprzedłożenia przez zainteresowanego zaświadczenia o wysokości zarobków, pragnę uprzejmie poinformować, że w sprawie dokumentowania zarobków dla potrzeb ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty oraz dla potrzeb ustalenia kapitału początkowego, poczynając od dnia 15 lipca 1999 r., Zakład Ubezpieczeń Społecznych w uzgodnieniu z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej przyjął następujące zasady:

   - dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku ZUS Rp 7 lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy w okresach zatrudnienia i osiąganym w danym okresie wynagrodzeniu,

   - w przypadku braku w zakładzie pracy dokumentacji płacowej dopuszcza się wystawianie przez zakład zaświadczenia o zarobkach na podstawie dokumentacji zastępczej, tj. na podstawie akt osobowych pracownika, a więc na podstawie umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism określających wynagrodzenie pracownika, których okres przechowywania wynosi 50 lat od zakończenia przez pracownika pracy w danym zakładzie,

   - dopuszcza się uwzględnianie w zaświadczeniu o zarobkach tylko tych składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp. Inne składniki wynagrodzenia, np. premie, nagrody czy dodatki mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne. Nie należy w związku z tym uwzględniać premii, nagród i dodatków przysługujących pracownikowi warunkowo i wypłacanych w zmiennych wysokościach, jeżeli dokumentacja osobowa nie potwierdza faktycznej ich wypłaty. Powyższa zasada wynika z art. 15 ustawy emerytalnej z 17 grudnia 1998 r., zgodnie z którym podstawę wymiaru emerytury lub renty stanowi przeciętna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub na ubezpieczenie społeczne,

   - w przypadku, gdy zainteresowany nie ma możliwości uzyskania zaświadczenia pracodawcy i nie posiada legitymacji ubezpieczeniowej z wpisami o osiąganych zarobkach, dopuszcza się przyjęcie dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum lub uwierzytelnionej kopii sporządzonej przez inne instytucje przechowujące dokumentację danego zakładu pracy lub prywatnego przechowawcę.

   Jak wynika z powyższego, poczynając od lipca 1999 r., stosowana jest przez ZUS w porozumieniu z ministerstwem rozszerzająca, korzystna dla zainteresowanych, interpretacja przepisów określających zasady dokumentowania wynagrodzeń do podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych. Dopuszczenie możliwości dokumentowania zarobków w sposób inny niż wyżej przedstawiony, np. obliczanie wysokości zarobków w danym okresie w sposób hipotetyczny lub na podstawie zeznań świadków, nie może być brane pod uwagę.

   Natomiast w przypadku odmowy wydania przez zakład pracy zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia na podstawie dokumentacji zastępczej, tj. na podstawie dokumentacji osobowej, której okres przechowywania wynosi 50 lat, osoba zainteresowana ma prawo skierować przeciwko zakładowi pracy sprawę na drogę postępowania sądowego. Postępowanie przed sądem pracy i ubezpieczeń społecznych w tego rodzaju sprawach jest wolne od opłat sądowych.

   Z poważaniem

   Podsekretarz stanu

   Krzysztof Pater

   Warszawa, dnia 21 stycznia 2003 r.