IV kadencja

Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji - z upoważnienia prezesa Rady Ministrów -

na interpelację nr 6692

w sprawie przetargu na oprogramowanie niezbędne do ochrony polskich granic

   Szanowny Panie Marszałku! Nawiązując do pisma z dnia 2 marca 2004 r., o sygn. SPS-0202-6692/04, przekazującego interpelację Posła na Sejm RP Pana Dariusza Grabowskiego w sprawie sposobu rozstrzygnięcia przetargu na uruchomienie pilotażowego odcinka Zautomatyzowanego Systemu Radiolokacyjnego Nadzoru Polskich Obszarów Morskich, z upoważnienia Prezesa Rady Ministrów uprzejmie przedstawiam następujące informacje.

   Odnosząc się do kwestii kryteriów oceny ofert w trakcie przedmiotowej procedury przetargowej, uprzejmie informuję, iż istotą wszystkich procedur przetargowych organizowanych w ramach programu Phare jest zapewnienie wszystkim oferentom równej konkurencji, stosowanie jednakowych zasad wobec wszystkich oferentów, przejrzystość procedur, której służy między innymi podawanie do wiadomości potencjalnych oferentów szczegółowych kryteriów oceny ofert i ich niezmienność w czasie procedury przetargowej. Podstawowym wymaganiem stosowanym w trakcie oceny ofert jest spełnienie przez ofertę wszystkich wymagań formalnych, technicznych i finansowych. Spośród ofert wyselekcjonowanych w ten sposób kontrakt przyznawany jest oferentowi, który złożył ofertę o najniższej cenie.

   Przetargi finansowane lub współfinansowane ze środków pomocowych funduszu Phare są organizowane i przeprowadzane na zasadach określonych w dokumencie Unii Europejskiej pod nazwą Praktyczny przewodnik dla procedur zawierania umów finansowanych z ogólnego budżetu Wspólnoty Europejskiej w kontekście pomocy zewnętrznej. Dokument ten dokładnie określa procedury i kryteria, które należy stosować we wszystkich przetargach Phare. Dla wszystkich przetargów realizowanych w ramach procedur Phare na stronie internetowej Komisji Europejskiej (http://europa.eu.int/comm/europeaid/cgi/frame12.pl) ogłaszane są na kilka miesięcy wcześniej prognozy przetargu (Tender Forecast) zawierające skróconą informację o przedmiocie przetargu, dane dotyczące zamawiającego, sposobu finansowania projektu, przewidywanego terminu przeprowadzenia przetargu oraz wymagań dotyczących potencjalnych oferentów. Po opracowaniu ostatecznej wersji dokumentacji przetargowej na ww. stronie internetowej ogłaszany jest właściwy przetarg dla danego projektu (Procurement Notice). Równolegle informacja o danym przetargu ukazuje się w prasie (w Polsce najczęściej w dzienniku ˝Rzeczpospolita˝).

   Zasadniczym wymogiem procedur przetargowych, organizowanych w ramach programu Phare, jest zapewnienie udziału w przetargach firm pochodzących z krajów członkowskich UE oraz krajów objętych programem Phare. W tych przetargach nie jest możliwe zastosowanie jakichkolwiek preferencji krajowych.

   Zgodnie z wymaganiami procedur przetargowych rekomendacja Komisji Przetargowej musi zostać zaakceptowana przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej. Przedstawicielstwo KE również dokonuje oceny zgodności rekomendowanej oferty z ustalonymi wcześniej kryteriami.

   Pierwszy odcinek Zautomatyzowanego Systemu Radiolokacyjnego Nadzoru Polskich Obszarów Morskich zostanie wybudowany w ramach projektu Phare PL0103.03.03, który będzie w 75% finansowany z funduszu pomocowego Unii Europejskiej. Przetarg oznaczony numerem identyfikacyjnym EuropeAid/113664/D/S/PL, a dotyczący realizacji projektu PL0103.03.03, został przeprowadzony zgodnie z zasadami obowiązującymi przy wszystkich przetargach w ramach programu Phare. Po publicznym ogłoszeniu przetargu wpłynęło 10 ofert. Ich otwarcie nastąpiło w dniu 19 stycznia 2004 r. Poniżej przedstawiona tabela podaje szczegółowe dane na temat uczestników przetargu:

Kolejność wpływu	Nazwa oferenta		Cena oferty
	Firma-lider	Firma-partner (w przypadku konsorcjum lub joint venture)
1.	Sagem S.A. (Francja)	Sofrelog (Francja)	7.592.179
2.	Thales Naval S.A. (Francja)	Radmor S.A. (Polska)	6.397.985
4.	Prokom Software S.A. (Polska)	ESL (Austria - firma-córka izraelskiej firmy Elbit)	5.740.134
5.	Bumar S.A. (Polska)	Radwar (Polska) Alcatel (Polska)	5.652.915
6.	Alenia Marconi (Włochy)	Przemysłowy Instytut Telekomunikacji S.A. (Polska) DGT S.A. (Polska)	5.651.600
7.	Atlas Elektronik (Niemcy)	Warszawskie Przedsiębiorstwo Robót Telekomunikacyjnych (Polska)	4.891.465
8.	Amper Sistemas (Hiszpania)	Sainsel Sistemas Navales (Hiszpania)	6.221.028
9.	Ster Project S.A. (Polska)	Denbridge Marine Limited (Wielka Brytania)	4.800.025
10.	HITT Traffic (Holandia)		4.549.198

   Wybór zwycięskiej oferty w ramach przedmiotowego kontraktu odbył się w pełnej zgodności z przyjętymi wcześniej kryteriami.

   Wymagania techniczne dla całego systemu, parametry minimalne, maksymalne oraz zakres wymagań technicznych związanych z wykonaniem i eksploatacją systemu zostały opracowane przez końcowego użytkownika projektowanego systemu, tj. przez Komendę Główną Straży Granicznej - przy udziale ekspertów technicznych współpracujących z Rządem polskim w ramach umów twinningowych. Wyznaczone w dokumentacji przetargowej parametry techniczne stały się automatycznie kryteriami, według których Komisja Przetargowa dokonała oceny zgodności technicznej poszczególnych ofert.

   Zgodnie z procedurą przetargową oferty oceniane są tylko na zasadzie stwierdzenia, czy dane kryterium jest spełnione czy też nie. Procedury nie przewidują dodatkowego wartościowania ofert na zasadzie oceny, które parametry zaproponowanych rozwiązań są lepsze, a które gorsze; wystarczające jest spełnienie podanego minimalnego zakresu. Użytkownik końcowy określił minimalne kryteria techniczne, których spełnienie pozwala zrealizować wszystkie cele projektu. Tym samym mógł on - z zastrzeżeniem poszanowania zasad wolnej konkurencji obowiązujących nie tylko w przetargach Phare - ustalić kryteria oceny technicznej. Również Komisja Przetargowa a ściślej głosujący członkowie Komisji byli przedstawicielami końcowego użytkownika systemu. Beneficjent nie zgłaszał potrzeby zaangażowania dodatkowych ekspertów zewnętrznych do procesu oceny ofert.

   Doświadczenia dotychczas realizowanych przetargów w ramach programu Phare wskazują, iż większość zagranicznych wykonawców kontraktów posiada lub tworzy własne oddziały (przedstawicielstwa) we współpracy z polskimi firmami w celu wypełnienia serwisowych, gwarancyjnych lub innych specyficznych wymagań dotyczących wykonania i bieżącej obsługi kontraktów (w tym także wymaganego czasu reakcji na zgłoszenie, języka komunikacji z użytkownikiem systemów itp.). Należy zwrócić uwagę na częste tworzenie konsorcjów firm (co ma miejsce także w przypadku przetargu na budowę pilotażowego odcinka systemu radiolokacji) w celu połączenia doświadczeń i możliwości technicznych firm i wniesienia do współpracy znajomości realiów danego rynku.

   W wybranym, w wyniku procedury przetargowej, konsorcjum (jedynym partnerem firmy Atlas Elektronik GmbH jest polska firma: Warszawskie Przedsiębiorstwo Robót Telekomunikacyjnych). Wybór taki gwarantuje znajomość polskich realiów oraz zatrudnienie pracowników pozyskiwanych na polskim rynku pracy do wykonania określonych w kontrakcie prac. Zgodnie z ofertą wszystkie prace budowlane wykona polski partner konsorcjum, który jest odpowiedzialny za wybudowanie wież oraz położenie kabla światłowodowego. Podwykonawcą, realizującym uruchomienie części radiolokacyjnej systemu, będzie gdyńska firma Enamor, która następnie świadczyć będzie serwis techniczny.

   Należy również wspomnieć, że oferta, rekomendowana pierwotnie przez Komisję Przetargową, została złożona przez konsorcjum, w skład którego wchodziła firma brytyjska.

   Strona polska, zgłaszając przedmiotowy projekt do realizacji przy współfinansowaniu środków pomocowych programu Phare, była świadoma reguł obowiązujących w tym programie - także tego, że ewentualny przetarg będzie przetargiem międzynarodowym, w którym uczestnictwo wszystkich osób fizycznych i prawnych pochodzących z krajów członkowskich Unii Europejskiej oraz krajów - beneficjentów programu Phare, tzn. Bułgarii, Cypru, Czech, Estonii, Węgier, Litwy, Łotwy, Malty, Polski, Rumunii, Słowacji, Słowenii i Turcji, jest otwarte i ma miejsce na równych prawach (vide art. 3.1 Instrukcji dla oferentów).

   Przedmiotowy projekt jest jednym z wielu projektów zgłoszonych przez Straż Graniczną do dofinansowania ze środków Phare, których celem jest sprostanie przez SG wymogom związanym z ochroną przyszłej granicy zewnętrznej Unii Europejskiej. W latach 1997-2003 Straż Graniczna otrzymała na ten cel z Unii Europejskiej ponad 84 mln euro. Realizacja zadań związanych z ochrona granicy zewnętrznej UE jest bardzo istotna z punktu widzenia interesów Polski i całkowicie zgodna z polską racją stanu.

   Jednocześnie należy wskazać, że dla zabezpieczenia polskich interesów, użytkownik końcowy zadbał o umieszczenie stosownych zapisów w dokumentacji przetargowej. W Warunkach technicznych, jak również w kontrakcie znajdują się zapisy, że firma, która wygra przetarg, musi spełniać wymogi ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z późn. zm.), a w szczególności:

   - mieć siedzibę lub przedstawicielstwo (filię) na terenie Polski;

   - powołać pełnomocnika ochrony posiadającego obywatelstwo polskie (art. 18 ust. 3 cytowanej wyżej ustawy);

   - zorganizować kancelarię tajną (art. 50 ww. ustawy);

   - projekt techniczny budowy radiologicznego systemu do obserwacji polskiej granicy morskiej musi być oznaczony klauzulą ˝poufne˝;

   - wszystkie osoby, które będą miały dostęp do informacji niejawnych, muszą posiadać poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą ˝poufne˝ lub wyższą.

   Ponadto interesy zamawiającego w dostateczny sposób zabezpiecza szeroki zakres szkoleń połączonych z uzyskaniem odpowiedniego certyfikatu dla operatorów systemu, inżynierów i techników serwisu, administratorów systemu, oficerów nadzoru oraz obowiązek dostarczenia wszelkiej dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej. Wprowadzono wiele szczegółowych zapisów, które muszą być zrealizowane w ramach kontraktu, aby beneficjent mógł zaakceptować odbiór systemu, a tym samym dokonać płatności za wykonanie kontraktu.

   Komisja Przetargowa działała zgodnie z procedurami obowiązującymi dla kontraktów finansowanych przez Unię Europejską, wszystkie decyzje w przedmiotowej sprawie podejmowane zarówno przez polskie instytucje, jak również Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej były zgodne z ich kompetencjami określonymi w procedurach przetargowych.

   Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej, które zatwierdza rekomendacje komisji przetargowej, przedstawia swój punkt widzenia w danej sprawie i w przypadku różnicy zdań, rekomenduje powtórzenie oceny ofert lub prosi członków komisji przetargowej o dodatkowe wyjaśnienia dotyczące podjętej decyzji. Osiągnięcie jednolitego stanowiska w kwestiach spornych oraz akceptacja raportu z oceny ofert przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej jest warunkiem niezbędnym do zawarcia umowy.

   Zgodnie z zasadami obowiązującymi w przetargach finansowanych z funduszu Phare ocena ofert została dokonana na trzech poziomach - formalnym, technicznym i finansowym.

   W pierwszym etapie komisja ewaluacyjna dokonała sprawdzenia, czy poszczególne oferty spełniły wszystkie wymogi formalne, takie jak:

   - złożenie właściwie wystawionej gwarancji bankowej, zabezpieczającej ofertę do czasu podpisania kontraktu;

   - załączenie do oferty Formularza Zgłoszeniowego Oferty, w którym oferent wskazuje osoby upoważnione do prawnego reprezentowania firmy, określa cenę oferty oraz deklaruje, że nie znajduje się w żadnej z sytuacji, która wykluczałaby go z uczestnictwa w przetargu;

   - przedstawienie zaświadczeń, wystawionych zgodnie z normami prawnymi przyjętymi w kraju oferenta, potwierdzających uiszczenie zobowiązań podatkowych oraz płatności, wynikających z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych;

   - przedstawienie zaświadczeń o niekaralności członków zarządu;

   - przedstawienie wymaganych referencji.

   Spełnienie tych wymagań warunkowało dopuszczenie oferty do drugiego etapu oceny, tj. do sprawdzenia, czy dana oferta jest zgodna z wymaganiami technicznymi przetargu. Ocena techniczna oferty nie jest oceną ważoną, co oznacza, że spełnienie wymagań powyżej poziomu określonego przez beneficjanta, w tym wypadku Straż Graniczną, nie daje ofercie przewagi nad innymi ofertami. Wszystkie oferty, które spełniały wymagania techniczne, w stopniu co najmniej wymaganym przez beneficjanta, zostały dopuszczane do etapu trzeciego. Oferty, które choćby częściowo nie spełniły tych wymagań, zostały odrzucane.

   W trzecim etapie dokonano porównania cenowego. Komisja ewaluacyjna sporządziła listę ofert, które pozytywnie przeszły ocenę formalną i techniczną, w kolejności określonej przez kryterium cenowe. Następnie komisja przesłała - do akceptacji Przedstawicielstwu Komisji Europejskiej w Warszawie - raport ze swoich posiedzeń, rekomendując, zgodnie z obowiązującą zasadą, pierwszą, czyli najtańszą ofertę z tej listy, to jest ofertę konsorcjum firm Ster Projekt S.A. i Denbridge Marine Limited.

   Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Warszawie, znajdując w pierwszej rekomendowanej ofercie uchybienia natury formalnej, zaakceptowało drugą z rekomendowanych przez komisję ewaluacyjną ofert, to jest ofertę niemiecko-polskiego konsorcjum firm Atlas Elektronik GmbH i Warszawskiego Przedsiębiorstwa Robót Telekomunikacyjnych. Umowa z konsorcjum została podpisana w dniu 14 lutego 2004 r.

   W przedmiotowej sprawie stanowisko Komisji Przetargowej nie było całkowicie jednoznaczne. Raport z dodatkowej oceny ofert zawiera zapis, że w przypadku posiadania przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej opinii prawnych odmiennych od stanu wiedzy Komisji Przetargowej i wyłączających z powodów formalnych konsorcjum Ster Projekt S.A. i Denbridge Marine Ltd z przetargu, Komisja Przetargowa rekomenduje przyznanie kontraktu oferentowi następnemu w rankingu, spełniającemu wszystkie formalne i techniczne kryteria, tzn. konsorcjum firmy Atlas Elektronik GmbH i Warszawskiego Przedsiębiorstwa Robót Telekomunikacyjnych.

   Jak wspomniano wcześniej, sposób przygotowania dokumentacji przetargowej, ustalone i niezmienne w czasie przetargu kryteria oceny ofert oraz obowiązujące procedury nie pozwalają na dowolną interpretację złożonych ofert.

   Beneficjent projektu wyznaczył do prac w Komisji Przetargowej osoby należące do grona najlepszych specjalistów, posiadających niezbędną wiedzę techniczną i doświadczenie. Osoby te uczestniczyły w opracowywaniu dokumentacji technicznej do przetargu, zatem doskonale znały wymagania techniczne postawione oferentom oraz potrzeby Straży Granicznej w zakresie tego projektu. Ponadto, procedury przetargowe w ramach programu Phare nie dopuszczają udziału zewnętrznych ekspertów w procesie oceny ofert, ani też dokonywania zewnętrznych ekspertyz. Procedury te przewidują, że Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej ma prawo wyznaczyć do każdej procedury przetargowej własnego obserwatora, który nie bierze udziału w ocenie ofert.

   Pragnę zapewnić, że wszystkie decyzje w przedmiotowej sprawie - zarówno podejmowane przez polskie instytucje, jak i przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej - były zgodne z kompetencjami określonymi w procedurach przetargowych.

   Mam nadzieję, że przedstawiony wyżej komentarz do kwestii poruszonych w piśmie Pana Posła pozwoli na wyjaśnienie wszelkich wątpliwości w zakresie specyfiki projektów realizowanych w ramach procedur Phare.

   Z wyrazami szacunku

   Podsekretarz stanu

   Paweł Dakowski

   Warszawa, dnia 24 marca 2004 r.