Odpowiedź ministra kultury i dziedzictwa narodowego
na interpelację nr 3893
w sprawie realizacji zadań przez archiwa państwowe w zakresie digitalizacji
Szanowna Pani Marszałek! W odpowiedzi na interpelację posła Łukasza Borowiaka, przesłaną 20 kwietnia 2012 r., znak: SPS-023-3893-12, w sprawie realizacji zadań przez archiwa państwowe w zakresie digitalizacji, uprzejmie proszę o przyjęcie następujących informacji.
Na wstępie pragnę podkreślić, że środki przyznawane Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i podległym jej archiwom, kierowane w ramach wydatków budżetowych cz. 24 budżetu państwa: Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, systematycznie wzrastają i planowane na rok bieżący wydatki wykazują wzrost w stosunku do roku 2009 o 18,8%, a więc średniorocznie o 6,3%. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego dąży - ograniczone limitem wydatków cz. 24 budżetu państwa: KiODN - do zapewnienia jak najlepszych warunków finansowych archiwom, w celu realizacji przez nie ustawowych zadań, w tym rozwoju digitalizacji.
Digitalizacja materiałów archiwalnych stanowi od 2010 r. jeden z wyznaczonych przez naczelnego dyrektora archiwów państwowych priorytetów działalności podległych mu jednostek organizacyjnych, a udostępnianie zasobu archiwalnego w sieciach informatycznych - tj. w postaci kopii cyfrowych - stanowi element strategii archiwów państwowych na lata 2010-2020. Strategia obejmuje również zapewnienie odpowiednich warunków gromadzenia i przechowywania - na długi czas - zasobu archiwalnego w postaci tradycyjnej i cyfrowej, poprzez budowę i rozwój systemu do zarządzania archiwaliami elektronicznymi oraz tworzenie repozytoriów cyfrowych.
W 2012 r. na digitalizację materiałów archiwalnych zostały przeznaczone scentralizowane środki w wysokości 2 mln zł. Archiwa państwowe w swoich planach finansowych na realizację działań związanych z digitalizacją zasobów archiwalnych dysponują kwotą 5 301 783 zł. Dodatkowo ze wspomnianego programu ˝Kultura+˝ archiwa mają przyznane na cele digitalizacji 1 414 564 zł. Łącznie daje to kwotę 8 716 347 zł.
Zdecydowana większość spośród 34 archiwów państwowych digitalizuje materiały archiwalne ze swego zasobu. W 11 archiwach pracownie digitalizacji są organizacyjnie wyodrębnione i stosunkowo dobrze wyposażone. Należą do nich: Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe oraz archiwa państwowe w Gdańsku, Kielcach, Koszalinie, Lublinie, Olsztynie, Poznaniu, Szczecinie, Warszawie i Lesznie. Na koniec 2011 r. zbiory w archiwach państwowych liczyły łącznie niemal 16 mln kopii cyfrowych. Zbiory te stosunkowo szybko przyrastają - tylko w 2011 r. wykonano ok. 3,5 mln kopii. Plany digitalizacji zasobów archiwów państwowych na 2012 r. przewidują wykonanie ogółem ponad 0,5 mln skanów materiałów archiwalnych, z czego blisko 400 tys. skanów będzie wykonanych z ksiąg stanu cywilnego. Ponadto ok. 1,5 mln skanów zostanie sporządzonych z mikrofilmów. Zbiory wzbogacą się też o niemal 8 tys. kopii cyfrowych nagrań dźwiękowych.
Od kilku lat powszechnie dostępny sprzęt i oprogramowanie zapewniają należyte standardy reprodukcji. Przyjęty w 2010 r. priorytet w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych przewiduje, że co najmniej 50% skanów będzie wykonywanych z ksiąg stanu cywilnego rejestracji świeckiej i wyznaniowej. Obecnie 8% ksiąg posiada kopie cyfrowe. Ma to szczególne społeczne znaczenie, ponieważ księgi stanu cywilnego stanowią ok. połowy dokumentów udostępnianych w archiwach państwowych.
Digitalizacja, prócz dużej roli w procesie udostępniania zasobu archiwalnego, jest także skuteczną metodą jego zabezpieczania. Oryginalne dokumenty, posiadające walor unikatowy, są często narażone na uszkodzenia. Dotyczy to szczególnie dokumentów powstających od połowy XIX w. w związku ze zmianą technologii produkcji papieru, która wzmogła podatność dokumentów na zakwaszenie.
W dziedzinie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych nadal zachowują znaczenie tradycyjne technologie mikrofilmowe. W 2011 r. w archiwach wykonano 1 833 357 klatek mikrofilmów zabezpieczających. Dwoistość prac reprograficznych występuje nie tylko w Polsce. W praktyce służby archiwalne wielu państw Unii Europejskiej prowadzą prace zabezpieczające równolegle obiema metodami.
Wszystkie archiwa państwowe prowadzą działania popularyzatorskie i edukacyjne, korzystając z narzędzi informatycznych. Powszechnie stosowaną formą prezentacji zasobów archiwalnych są wirtualne wystawy w Internecie. Tylko w portalu Szukajwarchiwach.pl, administrowanym przez Narodowe Archiwum Cyfrowe, dostępnych jest ponad 3,2 mln kopii cyfrowych materiałów archiwalnych. Tego rodzaju kopie są też prezentowane na stronach internetowych poszczególnych archiwów państwowych, ciesząc się bardzo dużym zainteresowaniem.
Odpowiadając na pierwsze z pytań pana posła, informuję, że na 2013 r. wartość zakupów inwestycyjnych związanych z digitalizacją archiwaliów i zarządzaniem dokumentami elektronicznymi została ustalona na kwotę 37 840 000 zł. Stosunkowo znaczna wysokość tej kwoty wynika z kumulacji braków w zakupach inwestycyjnych w poprzednich latach. W kolejnych latach przewidywane są mniejsze nakłady na inwestycje związane z digitalizacją archiwaliów oraz zarządzaniem dokumentami elektronicznym, z uwagi na zakładane zaspokojenie najpilniejszych potrzeb w przyszłym roku. Przewiduje się nakłady: w 2014 r. - 5 830 000 zł, 2015 r. - 6 620 000 zł i 2016 r. - 3 170 000. W sumie, do 2016 r. włącznie, w archiwach państwowych planowane są nakłady inwestycyjne w wysokości 53 460 000 zł. Przeważająca część tej kwoty zostanie zagospodarowana przez Narodowe Archiwum Cyfrowe, będące kluczową w omawianym zakresie jednostką sieci archiwalnej.
W odniesieniu do drugiego z pytań stwierdzam, że tworzenie zasobów cyfrowych - które obejmują zarówno zbiory kopii cyfrowych, jak i przejmowane dokumenty elektroniczne (tzw. born digital) - będzie nadal finansowane ze środków budżetowych. Ponadto archiwa mogą aplikować o środki z programu ˝Kultura+˝, priorytet: Digitalizacja, w okresie jego finansowania, tzn. do 2015 r. Realna jest również perspektywa ubiegania się na rzecz archiwów o środki unijne, w kontekście nowej perspektywy finansowej Unii Europejskiej na lata 2007-2013, szczególnie w związku z wspieraniem w jej ramach przedsięwzięć rozwojowych i edukacyjnych. Uwzględnienia wymaga również nowa perspektywa finansowa Unii Europejskiej na lata 2014-2020 i polityka spójności Unii Europejskiej po 2013 r. Na uwagę zasługują zwłaszcza aspekty wspierania dostępu do technologii komunikacyjno-informacyjnych, a także inwestycji w edukację i umiejętności.
Mam nadzieję, że pan poseł uzna powyższe wyjaśnienia za wystarczające.
Z poważaniem
Minister
Bogdan Zdrojewski
Warszawa, dnia 10 maja 2012 r.